Una de las características de las organizaciones modernas es que han incorporado a sus procesos, elementos de gestión que les permitan evaluar sus logros o señalar falencias para aplicar los correctivos necesarios. Estos elementos conocidos como indicadores se deben establecer desde el mismo momento en que se elabora el plan de desarrollo estratégico y se aplican a éste y al plan operativo, en momentos de verdad o en la etapa de evaluación. La medición en las organizaciones suele suscitar malos entendidos, no por falta de claridad sobre su importancia, implicaciones en el mejoramiento de los procesos, lo valiosa en la toma de decisiones, los atributos que debe poseer y su comprensión en el sentido cíclico de la evaluación, donde no se conciben las mediciones por una sola vez, sino por concepciones erróneas sobre el concepto de control que lo asimilan de manera peyorativa. Las implicaciones de la medición en el mejoramiento de procesos, están relacionadas con la posibilidad de adelantarse a la ocurrencia de las dificultades, identificar con mayor exactitud las oportunidades de mejoramiento con el fin de conocer oportunamente las áreas problemáticas y entender los bajos rendimientos. La mayor implicación podría decirse, está en la posibilidad del conocimiento profundo que se puede tener de los procesos y poder llegar así a las metas de la excelencia propuestas. En la toma de decisiones la medición es fundamental porque permite recoger y analizar los datos pertinentes, pronosticar los resultados, eliminar las apreciaciones subjetivas como "me parece, yo creo, yo pienso", fomentar la participación en la toma de decisiones a partir de observaciones comunes a todos y evitar discusiones tontas por tener diversos criterios o puntos de vista diametrales, dedicar la gerencia a lo importante en vez de perderse en lo urgente. Por tanto, la medición en la toma de decisiones no es solamente acumular datos por acumular, ella debe contar con un marco teórico que permita concatenar, caracterizar, clasificar, establecer relaciones, estudiar frecuencias e interpretar los datos con la finalidad de mejorar los procesos gerenciales. Este libro está hecho con el propósito de generar una herramienta práctica para todos los profesionales logísticos que deseen controlar efectivamente cada una de las operaciones que estén implícitas en los procesos de la cadena de abastecimientos con el fin de buscar un mejoramiento continuo que se vea reflejado en la utilidad y eficiencia de la empresa.
Principales indicadores, KPI de la logística
Los indicadores deben permitir:
- Mensurar el rendimiento de las varias organizaciones (proveedores, transportes, almacenes reguladores, servicios logísticos…).
- Gestionar la actividad en relación con los objetivos principales del oficio (nivel de servicio, stock, coste, productividad…).
Ejemplo de indicadores de stock
- Evolución del valor de stock.
- Evolución de la cobertura de stock.
- Evolución de la demanda.
- Evolución de la obsolescencia.
- Evolución de valores.
Ejemplo de indicadores de la función suministro
- Fiabilidad de la planificación.
- Plazo de entrega.
- Tasa de disponibilidad.
- Tasa de servicio.
- Evolución del número de pedidos o de líneas de pedidos.
Ejemplo de indicadores del almacén regulador
- Seguimiento del absentismo.
- Evolución del volumen tratado en cada proceso del almacén.
- Coste por unidad de cada actividad en un proceso.
- Seguimiento de la utilización de las capacidades.
- Tasa de servicio de cada proceso.
- Productividad de cada proceso mejor producción para la empresa.
Ejemplo de indicadores del transporte
- Seguimiento de la utilización de las capacidades
- Seguimiento del coste por unidad de transporte, por ruta de transporte, vale decir valorización de condiciones óptimas
- Tasa de servicio
- Nivel de Servicio
- Órdenes despachadas a tiempo
- Tiempos de entrega daño en el transporte o daño de fábrica
- Participación por transporte o vía de embarque
- Costo de distribución global y por transporte contra la venta mensual o anual
¿Cual es el objetivo de los indicadores, KPIs o cuadro de mando?
El objetivo de los indicadores, o KPIs, es mejorar la gestión y los resultados de la empresa.
Son herramientas:
- De evaluación de la gestión.
- De diagnostico de comunicación.
- De información.
- De motivación.
- De mejora continua.
¿Que permite un indicador o KPI?
Permite el seguimiento y la animación del despliegue de la estrategia en acciones operacionales. La estrategia, se traduce en objetivos. Los objetivos se traducen en planes de acción. Los indicadores, o KPIs, permiten medir el resultado de los planes de acción.
De manera global, permiten:
- Comunicar sobre la gestión.
- Seguir los resultados de las acciones correctivas puestas en marcha.
- Identificar y corregir los disfuncionamientos.
- Comparar los resultados conseguidos con los objetivos.
- Tener una visión sintética y exacta de los medios disponibles y de sus tasas de utilización.
- Comparar su empresa con la competencia (benchmarking)...
¿Como construir un indicador, KPI?
Para asegurar la constitución correcta de un indicador, o KPI, es imprescindible que sea:
- Sencillo y claro : permitir a todos la identificación rápida de las informaciones claves.
- Fácil y rápido a elaborar : para asegurar su publicación regular.
- Pertinente : contener los datos relativos a las actividades estudiadas.
- Adaptado a cada función, oficio, proyecto o más generalmente a cada necesidad.
¿Cuales son los indicadores logísticos, o KPIs logísticos? ¿Que permiten?
La elaboración de un conjunto de indicadores, o cuadro de mando, permite al logístico dominar su negocio a través del conocimiento de sus flujos, de los volúmenes tratados, del nivel de calidad de las operaciones, de los costes generados.
